Praktische tips bij het communiceren met Chinezen

In ons vorige artikel hebben we de grondbeginselen van de Chinese zakencultuur en communicatie uitgelegd, met de nadruk op ‘Guanxi’ en ‘Face’. Efficiënt communiceren in de Chinese zakenwereld vereist een goed begrip van culturele normen en praktijken. In dit artikel geven we een paar praktische tips om succesvolle interactie met Chinese zakenmensen te verbeteren.

Respect voor hiërarchie

Het begrijpen van de hiërarchie en de functie van uw Chinese partner is van cruciaal belang. Maak jezelf vóór elke vergadering vertrouwd met de namen en titels van alle aanwezigen. Hiermee toon je respect en kan je de mensen op de juiste manier aanspreken, waardoor hun status binnen het bedrijf wordt versterkt. In de Chinese cultuur is het erkennen van iemands positie een teken van respect en kan het de relatie met deze persoon positief beïnvloeden.

Formele introducties

De eerste ontmoetingen zijn doorgaans formeel. Begin met een stevige handdruk en geef en ontvang visitekaartjes altijd met beide handen als teken van respect. Het is gebruikelijk om enkele ogenblikken het visitekaartje te bekijken voordat je deze opbergt, wat aangeeft dat je het eerste contact apprecieert. De afgelopen jaren zijn visitekaartjes echter minder belangrijk geworden. Ze worden steeds meer vervangen door contact te maken met je Chinese partner door het uitwisselen van WeChat-ID’s.

Etiquette tijdens vergaderingen

Op tijd zijn is cruciaal in de Chinese zakencultuur. Stiptheid weerspiegelt respect voor de tijd van de andere partij en wordt gezien als een teken van professionaliteit. Te laat komen kan als respectloos worden geïnterpreteerd en kan een negatieve invloed hebben op de relatie.

Duidelijke en eenvoudige presentaties

Bij het presenteren van je ideeën of voorstellen zijn eenvoud en duidelijkheid van cruciaal belang. Een duidelijke presentatie, bij voorkeur vertaald naar het Chinees, kan taalbarrières overbruggen en ervoor zorgen dat je boodschap begrepen wordt. Het gebruik van visuele hulpmiddelen kan het begrip vergroten. Dit toont niet alleen respect voor hun taal, maar helpt misverstanden te voorkomen. Vergeet niet dat het je doel is om je boodschap effectief over te brengen, en niet om indruk te maken met ingewikkeld taalgebruik.

Het is OK om te overdrijven

In de Chinese zakencultuur is beperkte overdrijving aanvaardbaar. Het kan worden gezien als een teken van enthousiasme en vertrouwen in je product of dienst. Door de sterke punten en unieke verkoopargumenten van je aanbod te benadrukken, kan je een positieve indruk achterlaten. Zorg er wel voor dat eventuele beweringen steeds op waarheid zijn gebaseerd om de geloofwaardigheid te behouden.

Neem je eigen tolk mee

Hoewel veel Chinese zakenmensen Engels spreken, vooral in internationale omgevingen, kan het laten vertalen van je visuele hulpmiddelen naar het Chinees respect en betrokkenheid tonen. Bovendien kan het leren van een paar Chinese basiszinnen je helpen om het ijs te breken en je bereidheid te tonen om met hun cultuur om te gaan.

Een eigen tolk die goed op de hoogte is van je producten en strategie is zeker aan te raden. Een tolk die je business kent, kan je boodschap namelijk duidelijker en met de juiste nadruk overbrengen, zeker als je aan het onderhandelen bent. Dit zorgt ervoor dat de nuances in je communicatie niet verloren gaan bij de vertaling, en helpt bij het voorkomen van eventuele culturele misverstanden die kunnen ontstaan.

Gebruik eenvoudige woorden en korte zinnen

Gebruik eenvoudige taal en beknopte zinnen om miscommunicatie te voorkomen. Complexe woordenschat en langdradige uitleg kunnen voor verwarring zorgen. Het doel is om je boodschap zo duidelijk mogelijk over te brengen, zodat iedereen rond de tafel je standpunten gemakkelijk kan volgen en begrijpen. Onthoud: als een Chinees niet begrijpt wat je zegt, zal hij het je misschien niet vertellen, omdat hij je niet wil beledigen of geen zwakte wil tonen en geen gezichtsverlies wil lijden door te moeten toegeven dat hij niet begrijpt wat je bedoelt.

Daarom is het essentieel om te controleren of je boodschap goed begrepen is. Nadat je de belangrijkste punten hebt uitgelegd, kan je vragen stellen zodat je merkt of ze alles begrepen hebben en ook om feedback aan te moedigen. Dit kan helpen om eventuele misverstanden in een vroeg stadium te identificeren en het stelt je ook in staat om onmiddellijk duidelijkheid te scheppen, zodat iedereen op dezelfde golflengte zit.

Indirecte communicatie

Chinese communicatie is doorgaans indirecter vergeleken met de westerse stijl. Dit betekent dat berichten subtiel en contextueel kunnen worden overgebracht, waarbij vaak tussen de regels door moet worden gelezen. Directe weigeringen zijn zeldzaam. Zoek in plaats daarvan naar minder voor de hand liggende signalen, zoals aarzeling of dubbelzinnige reacties, die kunnen duiden op onenigheid of onwil.

Cadeaus geven

Hoewel het niet gebruikelijk is in de westerse zakelijke omgeving, is het geven van cadeaus wijdverspreid in China. Cadeaus moeten bescheiden en niet overdreven extravagant zijn om elke schijn van omkoping te voorkomen. Bij het geven van een cadeau is het beleefd om het met beide handen aan te bieden, en het ook met beide handen te ontvangen.

Onderhandelingstactieken

Onderhandelingen in China kunnen een langdurig proces zijn. Chinezen geven er vaak de voorkeur aan om vertrouwen en een solide relatie op te bouwen voordat ze deals sluiten. Het willen overhaasten van dit proces kan contraproductief zijn en kan worden gezien als een gebrek aan interesse in het aangaan van een lange-termijn relatie, wat potentiële samenwerkingen in gevaar zou kunnen brengen. Met geduld en doorzettingsvermogen kom je al een heel eind. Als je Chinese partner je uitnodigt voor een banket of voor iets anders, kan je deze uitnodiging best accepteren en zien als een kans om een basis van vertrouwen op te bouwen.

Collectieve besluitvorming

Beslissingen worden bij Chinese bedrijven vaak collectief genomen. Tijdens de onderhandelingen lijkt het misschien alsof alles traag vooruitgaat omdat je tegenpartij vaak intern overlegt. Begrijp dat dit deel uitmaakt van hun onderhandelingsproces. Het aandringen op snelle beslissingen kan contraproductief zijn.

Win-win aanpak

Chinese onderhandelaars streven vaak naar wederzijds voordelige resultaten. Ze waarderen harmonie en samenwerking op de lange termijn boven winst op de korte termijn. Door te benadrukken hoe beide partijen hiervan zullen profiteren, kunnen soepelere onderhandelingen en sterkere partnerships worden vergemakkelijkt.

Hou je emoties in bedwang

Het bewaren van kalmte is van cruciaal belang in het Chinese bedrijfsleven. Het tonen van sterke emoties, of het nu gaat om frustratie of opwinding, kan als onprofessioneel worden ervaren. Door je emoties onder controle te houden, getuig je van zelfbeheersing en respect voor de formele aard van zakelijke contacten in China.

WeChat

WeChat is een essentieel communicatiemiddel in China en wordt veel gebruikt voor zowel je persoonlijke als professionele contacten. Het delen van je WeChat-ID met je tegenpartij is een praktische manier om verbonden te blijven. Het vergemakkelijkt snelle communicatie, helpt bij het opbouwen van een goede verstandhouding en houdt je op een cultureel relevante manier betrokken bij je contacten.

Conclusie

Succesvolle communicatie met Chinezen vereist inzicht in culturele nuances en een respectvolle, geduldige benadering. Het opbouwen van sterke relaties, het in gedachten houden van hiërarchische en culturele normen en het aanpassen aan hun communicatiestijl kan de weg vrijmaken voor succesvolle zakelijke relaties. Door tijd en moeite te investeren in het begrijpen van deze nuances vergroot je niet alleen je kansen op succes, maar toon je ook je respect en toewijding aan je Chinese tegenpartij, waardoor duurzame en vruchtbare zakelijke relaties worden bevorderd.