Culturele uitdagingen bij sourcing uit China

In het vorige artikel hebben we gekeken naar manieren om geschikte leveranciers te vinden in China. In dit artikel illustreren we hoe culturele verschillen van invloed kunnen zijn op je inkoopactiviteiten. Hoewel de meeste Chinese leveranciers ervaring hebben met het omgaan met buitenlandse klanten, betekent dit niet dat er geen culturele verschillen zijn bij het sourcen uit China.

Vertrouwen opbouwen

Een succesvolle en duurzame samenwerking met Chinese leveranciers kan alleen functioneren als je voldoende tijd neemt om de relatie op te bouwen. Ondanks de huidige communicatiemogelijkheden (videocalls, WeChat, etc.) blijft het onmogelijk om je Chinese activiteiten vanop afstand te regelen. Je moet de samenwerking op regelmatige basis evalueren en minimaal één keer per jaar je leveranciers bezoeken. In China wordt een zakelijke relatie op persoonlijk niveau opgebouwd en is persoonlijk contact vereist voor de uitwisseling van cruciale informatie en het opbouwen van vertrouwen.

Het is raadzaam om een supply agreement met je leverancier te ondertekenen, in het Engels en in het Chinees (Chinees is de enige officiële taal in Mainland China). Dit zal de relatie formaliseren en helpen om de intellectuele eigendommen te beschermen. Wees niet verbaasd dat Chinese zakenpartners na ondertekening van de overeenkomst bepaalde clausules in twijfel gaan trekken. Een contract is in China net zo belangrijk als in het Westen, maar je moet ook aan je relatie werken.

Communicatie

Hoewel de meeste leveranciers Engelssprekend personeel hebben, zijn er vaak nog steeds veel communicatieproblemen, wat leidt tot misverstanden en problemen. Chinezen hebben de neiging indirect te communiceren en zijn bang gezichtsverlies te lijden. Verwacht dus niet dat ze, als er een probleem is, spontaan contact met je opnemen. Daarentegen moet je je leveranciers proactief opvolgen en regelmatig contact houden. Met andere woorden: bij Chinese leveranciers is het vaak ‘geen nieuws = slecht nieuws’ in plaats van ‘geen nieuws = goed nieuws’.

Als het over communicatie en China gaat, is WeChat een onmisbaar communicatiemiddel. Al je Chinese leveranciers gebruiken liever WeChat dan e-mail. Als je met Chinese leveranciers communiceert, kan je niet zonder WeChat. Het zal ook een onontbeerlijk middel zijn wanneer je naar China reist, bijvoorbeeld voor het doen van betalingen, het boeken van een taxi, enz.

Kwaliteit?

Het kan zijn dat Chinese leveranciers een andere kwaliteitsperceptie hebben dan jouw bedrijf. Daarom is het belangrijk dat je duidelijk communiceert welke kwaliteitscriteria je van je leverancier verwacht. Zorg er bij het kopen van onderdelen of (half-)afgewerkte producten uit China voor dat je een gedetailleerd technisch dossier opstelt, waarin alle specificaties en informatie zijn opgenomen. Veel kwaliteitsproblemen worden veroorzaakt door onvolledige kwaliteitsspecificaties en slechte instructies van de kant van de koper, en niet door slechte prestaties van de Chinese leverancier.

Verwacht niet dat goede stalen ook een constante stroom aan kwalitatief hoogstaande leveringen zullen garanderen. Constante kwaliteit vereist constante monitoring. Zelfs als de kwaliteit van de stalen en van de eerste container bevredigend zijn, garandeert dit niet dat de volgende zending ook in orde zal zijn. Het is belangrijk dat je een kwaliteitscontrole van de goederen uitvoert voordat ze worden verzonden. Bij de eerste zending kan je dit zelf doen, maar het is raadzaam om samen te werken met een sourcing agent en professionele kwaliteitsinspecteurs die onafhankelijk zijn en je belangen behartigen.

Probleemoplossing

De overgrote meerderheid van de Chinese leveranciers is eerlijk en wil een duurzaam en langdurig partnerschip met hun buitenlandse klanten opbouwen. Daarom zullen ze met je samenwerken als er een probleem is en proberen om een oplossing te vinden. Het is echter beter om eventuele problemen te voorkomen en corrigerende maatregelen te nemen op het moment dat het nog mogelijk is (dus voordat de goederen China hebben verlaten).

Al te ambitieuze aankopers proberen hun Chinese leveranciers te dwingen lagere prijzen en kortingen te geven. Let op: Chinese leveranciers kunnen dit als argument gebruiken om de kwaliteit van de producten te verlagen, bijvoorbeeld door goedkopere grondstoffen en verpakkingen van lagere kwaliteit te gebruiken. Bovendien kunnen de levertermijnen langer zijn of de betalingstermijnen minder interessant. Zoals bij de meeste zakenrelaties biedt de zoektocht naar win-winsituaties op de lange termijn meer voordelen bij het inkopen uit China dan het nastreven van kortetermijnwinsten.

Als er trouwens een kwaliteitsprobleem wordt vastgesteld bij de levering van de goederen in België en er wordt een akkoord bereikt over een compensatie, wees dan niet verbaasd dat de Chinese leverancier zal voorstellen om een korting te geven op de volgende bestelling en geen financiële compensatie.

Betalingsvoorwaarden

De meeste Chinese leveranciers werken het liefst met vooruitbetalingen. Meestal wordt, vooral in het begin van de zakelijke relatie, een vooruitbetaling van 30% of 50% gevraagd, terwijl het restant moet worden betaald bij afgifte van de kopie van de vrachtbrief (dus vóór aankomst van de goederen in België). Het is ook mogelijk om met een Letter of Credit te werken, al wordt dit vooral gebruikt bij grotere bestellingen of investeringsgoederen. Hoe langer en beter je relatie met je Chinese leverancier is, hoe makkelijker je betere betalingsvoorwaarden kunt bedingen (geen vooruitbetalingen, of zelfs betalingstermijnen van 30 of 60 dagen).

De laatste jaren zijn er ook mogelijkheden om je Chinese leverancier in Chinese munt (RMB) te betalen. Overstappen op RMB zou tot betere prijzen kunnen leiden, omdat de leverancier minder risico loopt op wisselkoersverliezen.

Vermijden van veel voorkomende valkuilen

Zoals al uitgelegd in het eerste artikel van deze reeks, zijn een goede supply chain-strategie, een solide due diligence en een efficiënte follow-up de sleutels tot een succesvolle sourcing. Veel voorkomende valkuilen zijn onder andere:

• Werken met slechts één leverancier.
• Geen behoorlijke due diligence.
• Onvolledig (of geen) contract.
• Gebrek aan controle.
• Verwaarlozen van trademarks of andere intellectuele eigendommen.
• Geen of onvoldoende registratie(s) of product design/Bill of Materials (BOM).

Zorg ervoor dat je je leveranciers goed genoeg kent, neem de tijd om een goede relatie op te bouwen en werk samen met professionele sourcing agents, zoals Horsten International, die onafhankelijk en betrouwbaar zijn.