Hoe vind je geschikte leveranciers in China?

Inkopen uit China, ja of nee?

In de afgelopen 4 tot 5 jaar werden Europese bedrijven die hun producten uit China bevoorraden, geconfronteerd met geopolitieke spanningen, een pandemie, verstoringen van het vrachtvervoer en andere problemen met de toeleveringsketen. Als gevolg hiervan streven veel Europese bedrijven ernaar hun leveranciersbestand te diversifiëren om de afhankelijkheid van China te verminderen vergeleken met vroeger.

Hoewel veel bedrijven beweren dat ze van plan zijn een deel van hun inkoopvolumes naar Zuidoost-Azië of zelfs Europa te verplaatsen, en termen als ‘reshoring’ en ‘nearshoring’ trendy zijn geworden, blijft China voor veel Europese bedrijven een onvervangbare leverancier. Ondanks stijgende kostenniveaus en andere ongunstige factoren blijft China dankzij zijn capaciteit, schaalgrootte en infrastructuur relatief kostenefficiënt. In de praktijk bieden weinig andere landen dezelfde concurrentiekracht als China en vaak zijn er niet veel alternatieven voor inkoop uit China.

Evaluatie van je supply chain-strategie

Voordat je begint met sourcen, is het belangrijk om een analyse van de waardeketen en een evaluatie van je supply chain-strategie uit te voeren. Wat zijn bijvoorbeeld de totale kosten van de goederen van je producten? Wat zijn de belangrijkste motivaties om op zoek te gaan naar leveranciers in China? Heb je gecontroleerd of er invoerrechten of invoerbeperkingen gelden bij het importeren van onderdelen of (half-)afgewerkte producten van buiten de EU? Heb je een benchmarkinganalyse uitgevoerd met alternatieve leveranciers en geografische gebieden? Wat zijn aanvaardbare bestelhoeveelheden en levertijden en welke flexibiliteit kan je accepteren? Welke kwaliteitscriteria zijn belangrijk? Heb je maatregelen genomen om je intellectuele eigendommen of bedrijfsgeheimen te beschermen?

Hoe vind je leveranciers in China?

Een goede manier om je onderzoek te starten is het gebruik van platforms zoals Alibaba.com, Made-in-china.com of Globalsources.com. Deze platforms bevatten duizenden geverifieerde leveranciers en geven je een zekere mate van zekerheid bij het zoeken naar geschikte leveranciers in China. Deze platforms bieden zelfs aanvullende diensten aan, zoals communicatiediensten, kennis- & CRM-tools, betaaldiensten, kwaliteitsinspecties en logistieke ondersteuning.

Ondanks de duidelijke voordelen van inkoop via deze platforms, zijn er ook veel tekortkomingen. Het belangrijkste nadeel van deze platforms is dat inkoop uit China vaak wordt gepresenteerd als een gemakkelijke aangelegenheid, wat in veel gevallen vanzelfsprekend niet het geval is. In de volgende paragrafen geven we je enkele tips & tricks om succesvol in China te sourcen.

Selectie van de beste leveranciers

Door gebruik te maken van bovenstaande openbare bronnen kan je een longlist van potentiële leveranciers opstellen. Zorg ervoor dat je ook je eigen onderzoek doet of met andere bedrijven in je branche praat. Uiteraard kan je ook de hulp van een sourcing consultant, zoals Horsten International, inroepen. Wij kunnen niet alleen gemakkelijker zoeken op Chinese zoekmachines, we hebben ook Chinees personeel en hebben mogelijks directe relaties met bepaalde Chinese leveranciers in je branche.

Deze longlist van potentiële leveranciers moet vervolgens worden gescreend op basis van verschillende criteria, zoals bijvoorbeeld:

• Technische mogelijkheden
• Financiële situatie
• Risicobeheerbeleid
• Duurzame bedrijfsvoering
• Beschikbaarheid van certificeringen en licenties
• Kwaliteitsstandaarden en controleprotocollen
• Gevoeligheid voor verstoringen in de eigen toeleveringsketen van de leverancier
• Communicatievaardigheden
• Je positie op de prioriteitenlijst van de leverancier

Na deze eerste analyse kan je een voorselectie maken van de 3 tot 5 meest gekwalificeerde leveranciers en een uitgebreider due diligence-onderzoek starten. Op dat moment is het raadzaam om een Chinareis te plannen en een fabrieksbezoek te doen. Neem iemand mee die Chinees spreekt, zodat je persoonlijk hun faciliteiten kunt inspecteren, relevante vragen stellen, steekproeven doen, controleren of je contacten er daadwerkelijk werken of geautoriseerde vertegenwoordigers van het bedrijf zijn, en indien mogelijk met derden (klanten, leveranciers, concurrenten, overheden, brancheverenigingen, media) praten. Vraag naar buitenlandse referenties, controleer de officiële bedrijfsgegevens, bedrijfslicentie en andere bedrijfsdocumenten (belastingcertificaten, IP-registraties, huurovereenkomst/certificaat van grondgebruiksrecht, financiële documenten), enz.

Tekenen van wantrouwen

Aarzel niet om vragen te stellen bij het identificeren van geschikte leveranciers. Het zal je verbazen dat Chinese leveranciers heel open en transparant kunnen zijn als ze graag met je willen samenwerken. Als ze belangrijke informatie niet met je willen delen, is dat meestal een teken dat er iets mis is.

Hieronder hebben we enkele typische tekenen van wantrouwen opgesomd. Hoewel sommige van deze afzonderlijke items misschien geen reden tot bezorgdheid zijn, kan een combinatie van meerdere van deze factoren zorgwekkend zijn en een indicatie zijn voor mogelijke oplichting.

Tekenen van wantrouwen zijn:

• Het is allemaal te mooi om waar te zijn.
• Website is enkel in het Engels.
• Je wordt voortdurend gepusht – Chinese leveranciers spelen graag in op het geduld van westerlingen.
• Geen verifieerbaar track-record.
• Geen e-mailadres van het bedrijf.
• Contactpersoon die enkel een Engelse naam gebruikt.
• Informatie klopt niet – je gevoel zegt dat er iets niet klopt.
• Geen productiefaciliteiten/ geen licentie / geen personeel.
• Aanzienlijk goedkoper dan de gemiddelde marktprijs.
• Je contactpersoon werkt niet voor het bedrijf.
• Communicatiestijl of contactpersoon verandert regelmatig.
• Ze vragen facilitaire vergoedingen of volledige vooruitbetaling.

Kortom: gebruik je gezond verstand bij het selecteren van uw Chinese leveranciers. Meestal kom je daarmee ver en voorkom je toekomstige problemen.